「仕事の作業効率を良くしたい」
「仕事の進め方に不満がある」
そんな人には「段取り8割の仕事術」をおすすめします。
ぼく自身、仕事は「とりあえずやってみる」ことから始めていました。
でもそれではなぜか効率が良くなく、うっかりミスが減らせなくて自己嫌悪に。
段取りなんてめんどくさい。とりあえず仕事始めてから考えよう…という感じ。
そんなぼくですが、段取り8割の仕事術を意識するようになり、劇的に仕事の進め方が変わりました。
段取り8割を意識するメリットは、以下の3つです。
- 仕事に集中しやすくなる
- 仕事が細分化されて忙殺されない
- ミスや失敗を減らせる
段取り8割を意識して仕事をすれば、効率化が図れたり仕事の精度が上がっていくはずです。
結果的に精神的にもゆとりが生まれ、良い仕事が継続してできるようになるでしょう。
この記事は「仕事の段取りが上手くいかない」「もっと仕事の精度を上げたい」と考えている人に、読んで欲しいと思います。
より良い働き方を目指して、段取りに重きを置いて仕事や研修に臨んでみてください。
段取り8割とはどういう意味？「段取り八分・仕事二分」とは
そもそも、段取り8割とはどういう意味かご存知ですか？
仕事の格言で「段取り八分・仕事二分」という言葉があります。
仕事の事前準備の大切さを表す格言として、「段取り8分（ぶ）、仕事2分」があります。事前にきちんとした段取りさえしておけば、仕事の8割方は完了したということです。
ビジネスソリューション
段取りとは、事前準備のことですね。
事前準備とは、例えば以下の通りです。
- やることの洗い出し
- スケジューリング
- 資料作成
- 片付けや清掃
- 打ち合わせ
- 質問事項を考える
ざっとこんなところですが、細かく言えばもっとあります。
これらの段取りを完璧にしておけば、いざ仕事に取り掛かる時でもスムーズになる、という訳です。
要するに「何も準備をせずに仕事を開始するよりは、事前に計画を練っておくほうが効率的」ということですね。
以下では、段取り8割を実践することによって、実際の仕事にどんなメリットがあるのかをご紹介していきます。
仕事に集中しやすくなる
「段取り八分・仕事二分」という格言は「仕事は二分だから適当でいい」ということではありません。
段取りのほうに重きを置くことによって、必然的に仕事の精度も上がる、という意味です。
段取りに8割の時間や体力を使っていれば、後々の仕事に集中しやすくなります。
例えば、整理整頓なんかも段取りのひとつ。
散らかったまま仕事を開始するのと、整理整頓されたデスクやパソコン環境で仕事を開始するのを比べてみましょう。
確実に後者の「整理整頓されている」ほうが効率アップが望めますよね。
もうひとつ例を出すと、スケジューリングをちゃんとしているかどうか。
スケジュールを組むことも、段取りのひとつです。
なんのスケジューリングもせずに仕事を進めていくと、仕事を進めていく段階でその都度「次は何をしたらいいんだろう…」と考えてしまうと思います。
そうならないためにも、段取りに8割の力を使うことがおすすめという訳です。
仕事に集中するためには、ただ目の前のことに集中するだけでは足りません。
事前の段取りを入念にしておくことによって、それに引っ張られるように仕事の精度も上がっていくのです。
目の前の仕事に集中できていないのは、段取りが8割も終わっていないからかもしれません。
仕事が細分化されて忙殺されない
段取りをしっかり8割ほどやっておけば、仕事に忙殺されることが減ります。
段取りによってやることが明確になっていたり、順序立てがハッキリされているからです。
段取りをするというのは、仕事を細分化するということにも繋がります。
例えば、今日の終業までに、ひとつの仕事を完結させないといけないとします。
「とにかく仕事を開始する」のでは、細分化されていないので、行き当たりばったりの働き方になってしまうでしょう。
では、細分化するとどうなるのか？
例えば、自分ひとりでは判断ができないことがあった場合。
確認事項の洗い出しをして、上司に確認を取っておけば、仕事を進めていく段階でいちいち了承を取る手間が省けますね。
事前に確認しておかなければ、もしかしたら上司の回答次第で却下されてしまうかもしれません。
そうなってしまえば、せっかく進めた仕事も台無しに。
結果的に、期限ギリギリになっても終わらず、仕事に忙殺されてしまいます。
この細分化は一例ですが、どんな仕事でも細かく分けようと思えばできるはず。
細分化して段取りを完璧にしておけば、仕事に忙殺されることなく、忙しくてパニックになることも防げます。
ミスや失敗を減らせる
段取り8割を意識していれば、ミスや失敗を未然に防げます。
段取りの段階で「これでミスはしない」という環境を作り出せているからですね。
仕事のミスは、段取りがまずいせいで起こるといっても過言ではありません。
例えば、明日の朝に会議があるとしましょう。
この「会議」を重要な仕事として考えると、段取りをしていかなければいけませんね。
この場合の段取りとして考えられるのは、以下の通りです。
- 資料作成
- 情報収集
- 会議室の確保
- 関係者への連絡
- 問題点や論点の洗い出し
もっと細かく分けることもできますが、ざっとこんな感じでしょう。
これらは、どれかが欠けてしまっていたら、会議が成り立たなくなってしまうかもしれません。
つまり、会議（＝仕事）でのミスや失敗になるということですね。
段取りを完璧にしておけば、あとは当日の会議を迎えるのみ。
段取りに余念がない状態を作りだすことによって、結果的にミスや失敗を減らせるでしょう。
「段取り八分・仕事二分」の注意点
ここまで「段取り八分・仕事二分」の大切さやメリットについてお話ししてきました。
ですが、注意点もあります。
それは、段取りばかりに気を取られてしまうということ。
つまり、段取りの時点で満足してしまったり、そこで止めてしまっては意味がないです。
ある程度の段取りができたら、後は行動しないといけません。
根本的に大事なのは「仕事」です。
「仕事」を成功させるために「段取り」に力を入れましょう。
例えば、料理なんかもそうです。
凝った料理を作ろうと思って、レシピを調べ、材料や調味料を用意し、下準備もできた。
でも、いざ料理をしないと意味がないですよね。
本来の目的を忘れてはいけません。
冒頭でもお話ししていますが「段取り八分・仕事二分」というのは、仕事の手を抜くをいう意味ではありません。
あくまでも、仕事をうまく成功させるためには、段取りが大事ということを、頭に入れておきましょう。
【まとめ】段取り8割を意識して、仕事の精度を上げよう
以上の3つのことが、段取り8割を実践するメリットです。
- 仕事に集中しやすくなる
- 仕事が細分化されて忙殺されない
- ミスや失敗を減らせる
段取りと聞くと、めんどくさいと思ってしまう人もいるかもしれません。
さっさと仕事に取りかかりたい、そんな気持ちもあるでしょう。
ですが、段取りをしっかりしていないと、結局後々もっとめんどうなことになってしまいます。
本来の目的である「仕事」の精度を上げるためにも「段取り8割」を意識するようにしてみてください。
そうすることで、仕事の精度アップや効率化が進み、結果的に上司や人事から、あなた自身の評価アップにもつながるでしょう。
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